Cómo aplicar las normativas de protección de datos en la gestión de bases de datos de clientes

La protección de datos personales es un tema crítico en la era digital, y las empresas deben ser responsables de garantizar la seguridad de la información de sus clientes y usuarios. Por ende, la aplicación de normativas asegura la protección de las bases de datos de los clientes; su función es y será siempre evitar cualquier violación o vulneración de información.

Tengamos en cuenta que, una normativa de protección de datos es un conjunto de leyes y regulaciones que establecen cómo las empresas y las organizaciones deben tratar y proteger la información personal de los individuos. Estas garantizan los derechos de privacidad de los titulares de la información, así como las responsabilidades de las empresas y organizaciones en cuanto a la recopilación, almacenamiento y uso de datos e información sensible.

A continuación, te describimos algunos pasos que debes seguir si buscas proteger la información de tus clientes para evitar problemas futuros que podrían costarte millones (de tener tu propio negocio).

• Conoce las leyes y regulaciones relevantes :Las empresas sí o sí deben familiarizarse con las leyes y regulaciones de protección de datos que se aplican a tu industria y a tu país de operación. Por decir una, en México se debe aplicar la Ley General de Protección de Datos Personales.
• Define una política de privacidad clara:Hazle saber a tus colaboradores el propósito de la recolección de datos para que estén al tanto de cómo tu organización, pyme o startup debe recopilar, almacenar y utilizar la información de los clientes, claro está que, debes estar de la mano de una asesoría legal preferentemente. Pero, en un inicio, puedes asegurarte de incluir lo siguiente:
  • Nombre de tu empresa, fecha de efectividad y tipo de información recopilada
  • Propósito de la recopilación de información
  • Destinatarios de la información
  • Plazo de retención de información personal
  • Medidas de seguridad implementadas
  • Derechos de los titulares
  • Reserva de derecho de modificaciones
  • Firma empresarial y fecha de actualización
• Establece responsabilidades :Tu empresa debe designar a una persona o equipo responsable de garantizar la conformidad con las normativas de protección de datos, de su actualización y ejecución diaria o regular.
• Adopta medidas de seguridad adecuadas:Implementa medidas de seguridad adecuadas para proteger la información de tus clientes, incluyendo el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y/o copias de seguridad regulares.
• Define y jerarquiza riesgos:Evalúa los riesgos asociados con la recopilación, almacenamiento y uso de la información personal. A la par define acciones y medidas a aplicar en función de la gravedad de riesgos para que, en caso de suceder un siniestro, sepas mitigarlos.
• Mantén una bitácora o registro del procesamiento de datos : Las empresas deben mantener un registro de procesamiento de datos, que incluya información sobre cómo se recopila, almacena y utiliza la información de tus clientes.
• Notifica a las autoridades en caso de violación de datos: :Cuenta con un plan de acción en caso de una violación de datos e identifica inmediatamente a las autoridades o instituciones pertinentes y a los clientes afectados de manera oportuna.
• Actualízate : Es tu responsabilidad y la de tu equipo estar al tanto de los cambios en las normativas de protección de datos y también los periodos de validez.

En conclusión, empresas como la tuya deben ser proactivas y seguir las leyes y regulaciones relevantes en tu país de residencia o de operaciones. Ten en cuenta que, de no hacerlo, las consecuencias pueden ser graves, desde la pérdida de confianza y daños reputacionales hasta grandes multas, sanciones y demandas. Ya los sabes, salvaguardar y proteger la información de tus clientes también es proteger de tu patrimonio empresarial.